UiTgemeente van het jaar win je niet zomaar! Zeker wanneer je weet dat de winnaar vanop het UiTforum 2016 met slechts enkele drupalmodules een eigen communicatietool in elkaar puzzelde. De ‘communicatiematrix’, zoals hij onder de Opglabbeekenaren nu nog genoemd wordt, bracht de trofee naar hun gemeente.

“Ik had al verschillende andere online tools geprobeerd om onze communicatie te structureren, maar er was er geen enkele waarmee ik volledig doen wat ik wilde op de manier waarop ik het wilde”, vertelt Michiel Tijskens. Hij is communicatieambtenaar in de gemeente Opglabbeek en tevens de Drupalwizard van het gemeentepersoneel. Het systeem vertrekt vanuit inhoud: een evenement, een actie of een andere gebeurtenis waarvan de bewoners op de hoogte gebracht moeten worden, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse wegenwerken. Daarna voeg je toe wanneer je via welk kanaal welke tekst naar jouw publiek wil communiceren.

Het resultaat is een georganiseerd communicatieplan waarin alle media elkaar aanvullen. “Toen de communicatie voor een evenement nog niet mee ingepland werd, zat je vaak met het probleem dat er op korte termijn nog promotie gemaakt moest worden. Mensen postten dan snel iets op facebook of gingen nog folders in het cultuurcentrum leggen, terwijl iemand anders die eigenlijk al had binnengebracht”, verduidelijken de collega’s. Die chaos is nu gestructureerd, want je kan per kanaal, per evenement en op datum een communicatiekalender genereren, die alles wat er op de agenda staat netjes op een rijtje zet. "En klaar is kees", zoals Michiel zelf zo mooi zegt.

Dat ze in de gemeente Opglabbeek samen resoluut voor een opensourcemodel kozen, maakt de onderneming des te interessanter. Op die manier staat het systeem open voor iedereen die geïnteresseerd is in een communicatieplan naar Opglabbeeks model. Hoe het idee te vertalen is naar andere gemeenten, dat is een kwestie waar CultuurNet Vlaanderen zich nu mee bezighoudt. Hoe dan ook, over de vraag wat ze er nog mee willen bereiken, zijn hij en zijn collega’s het eens: een eigen intranet, waarop je eveneens alles qua projectmanagement kan plannen. Een verre droom of de nabije toekomst…? We houden je op de hoogte!

Was jij op het UiTforum? Heb je de aftermovie gezien?

 

Artikels over UiTnetwerk