Adjunct - Diensthoofd van de dienst Onthaal en adjunct-diensthoofd van de diensten Post, Mess en Economaat

1. Als coördinator: instaan voor de werkverdeling en organisatie binnen de dienst Onthaal en toezien op de correcte afhandeling van de taken door de medewerkers van die dienst om de teamdoelstellingen te realiseren. In afwezigheid van het andere diensthoofd deze taken uitvoeren voor de diensten Post, Mess en Economaat als adjunct-coördinator. Voorbeelden van taken: - opmaken van een planning en verdelen van het werk in overleg met het andere diensthoofd; - taken delegeren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de dagelijkse prestaties om de teamdoelstellingen te realiseren; - oplossen van operationele problemen, bijspringen bij moeilijke dossiers; - beantwoorden van vragen vanwege de medewerkers betreffende de uit te voeren taken; - opvangen van personeelstekorten (ziekte, verlof, …) door de taken van het ontbrekende personeel onder de andere medewerkers te verdelen en dit in overleg met het andere diensthoofd; - verzorgen van de communicatie van de hiërarchische oversten/directie aan de medewerkers (dienstnota’s regels en procedures, …); - opnemen van een signaalfunctie, voorstellen van suggesties tot verbetering van de werkmethodes, procedures, enz. om een efficiënte werking van de diensten te bekomen. 2. Als coach: advies verschaffen, instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers om hun prestaties op een hoger niveau te brengen. Voorbeelden van taken: - definiëren van de knelpunten en de aanwezige en te ontwikkelen competenties aan de hand van individuele en/of collectieve gesprekken met de medewerkers, teneinde ze te kunnen begeleiden bij de ontwikkeling ervan en dit in overleg met het andere diensthoofd; - begeleiden van de medewerkers in hun ontwikkeling, teneinde hun prestaties op een hoger niveau te brengen; - ontwikkelen van hulpmiddelen voor het fysiek en telefonisch onthaal (bv. voorbeeldantwoorden); - het gebruik van hulpmiddelen aanleren en inoefenen, zodat de kwaliteit van het onthaal verbetert; - formuleren van oplossingen als vertrouwenspersoon voor persoonlijke situaties teneinde hun prestaties op een hoger niveau te brengen. 3. Als intern aanspreekpunt: instaan voor de interne communicatie en overleg met de hiërarchische oversten en collega’s dienstverantwoordelijken omtrent de werkzaamheden binnen het onthaal. Voorbeelden van taken: - bijwonen van overlegvergaderingen; - afstemmen van de planning van de eigen dienst met de andere diensten en de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten; - opvolgen en filteren van de dienstnota’s, nieuwe regels en procedures, enz. 4. Als extern aanspreekpunt: onderhouden van de relaties met de externe klanten om de visie en de waarden van de organisatie en dienst uit te dragen. Voorbeelden van taken: - verzorgen van de briefwisseling (brieven, e-mails en nota’s); - verschaffen van inlichtingen (schriftelijk of mondeling); - doorsturen van informatie naar derden; - beantwoorden en filteren van inkomende boodschappen; - overleg plegen omtrent operaties of activiteiten waarbij externe instanties betrokken zijn. Meer informatie over de functie? Petra Fransen - Adviseur Tel: 02-435 6481 Ingrid De Wilde - Adjunct Tel: 02-435 6171

Je wordt aangeworven als niveau C (weddenschaal C101) met een aanvangswedde van 24 968,53 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index). Voordelen : - mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te krijgen - talrijke mogelijkheden voor opleidingen tijdens de werkuren - hospitalisatieverzekering - maaltijdcheques - gratis openbaar woonwerkvervoer - gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer - mogelijkheid om een premie te krijgen voor verplaatsingen per fiets - flexibele uurregeling van 38 uur per week - 35 verlofdagen per jaar - telewerk (in functie van de dienst)