Deeltijds administratief medewerker

1 Doel van de functie  in het kader van het artistiek pedagogisch project van de academie allerhande administratieve, financiële en logistieke ondersteunende taken voorbereiden en uitvoeren  in nauwe samenwerking met het team bijdragen tot het welzijn van de leerlingen (leerlingenbegeleiding)  instaan voor een klantvriendelijk onthaal  instaan voor de leerlingenadministratie, personeelsadministratie, algemene schooladministratie, bijkomende opdrachten conform de afspraken binnen de academie 2 Algemene taken en de wijze van uitvoeren 2.1 Administratieve en ondersteunende taken  administratieve taken binnen de academie verwerken met de specifieke programma’s op computer  in- en uitgaande correspondentie van de academie behandelen  relevante adressenbestanden bijhouden  bezoekers ontvangen, hen zelf verder helpen of doorverwijzen  op een professionele wijze de telefoon en e-mail beantwoorden, indien mogelijk zelf afhandelen of boodschappen onmiddellijk doorgeven aan de betrokkenen  opvolgen en bijhouden van documentatie  beheer van materialen  plaatsen van bestellingen en het correct afhandelen van de financiële administratie hieromtrent  discreet omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie  hulp bieden bij het opstellen en uitvoeren van het nascholingsplan  hulp bieden bij het opstellen van de uurroosters  hulp bieden bij het opstellen van het vervangrooster bij afwezigheid van leraars  klassementen van de academie op een ordelijke en toegankelijke wijze aanleggen en bijhouden  het schoolarchief bijhouden  fotokopieën maken voor de administratie van de academie 2.2 Leerlingenadministratie  de leerlingen inschrijven,  de inschrijvingsdocumenten voor nieuwe leerlingen correct invullen en verwerken  nagaan of kandidaat-leerlingen aan de toelatingsvoorwaarden voldoen  de leerlingendossiers samenstellen en vervolledigen  andere relevante gegevens verzamelen met betrekking tot leerlingenadministratie  de elektronische en papieren zendingen doen m.b.t. leerlingenadministratie  dossiers voor schoolongevallen samenstellen en opvolgen  verzorgen van de examenadministratie, conform de afspraken binnen de academie  proces verbaal van de interne en externe jury’s, attesten en getuigschriften administratief opmaken  de aanwezigheidsregisters van leerlingen opmaken en controleren  evaluatiefiches verwerken, verzamelen en bewaren 2.3 Personeelsadministratie  het personeelsdossier aanmaken van nieuwe personeelsleden, overeenkomstig de afspraken met de inrichtende macht  het elektronisch dossier aanmaken en het papieren dossier vervolledigen en bijhouden  de nodige kopieën van het dossier naar de administratie van de inrichtende macht sturen  de elektronische communicatie i.v.m. de personeelsadministratie met de werkstations voeren  zorg dragen voor het invullen van formulieren, overeenkomstig de afspraken met de inrichtende macht  indien nodig informatie over nieuwe decreten, besluiten en omzendbrieven aan de betrokken personeelsleden verstrekken  mededelingen en omzendbrieven ter visum voorleggen aan het personeel en aan de afwezige personeelsleden 2.4 Leerlingenbegeleiding  zich zowel mondeling als schriftelijk in het correct Nederlands uitdrukken  opmerkzaam zijn voor en reageren op ongewoon gedrag van leerlingen  mee instaan voor de opvang van leerlingen die de orde verstoren en gepast reageren conform de afspraken binnen de academie  rapporteren aan directie en collega’s van tussenkomsten en klachten  het schoolreglement correct laten naleven 2.5 Overleg, samenwerking en communicatie  ervaringen en werkmethodes met collega’s van de academie uitwisselen  praktische problemen met de ouders van leerlingen bespreken  geregeld overleg houden met de directeur  informatie verstrekken aan ouders en/of leerlingen  op verzoek van de directeur deelnemen aan vergaderingen  relevante informatie verstrekken aan de directeur, collega’s van het secretariaat, de betreffende gemeentelijke diensten en de Vlaamse overheid en de koepelorganisatie  ouders/leerlingen informeren over schoolactiviteiten  academiegerelateerde externe contacten onderhouden  signaleren van defecten, tekorten en structurele problemen  instaan voor de bestellingen en het beheer van materialen, instrumenten en apparatuur  bij afwezigheid van een leraar de leerlingen/ouders verwittigen  helpen bij de organisatie van infodagen, studiedagen, tentoonstellingen, projecten en bezoeken  helpen bij de organisatie van interne vergaderingen  op verzoek van de directeur vergaderingen actief, stipt en constructief bijwonen  het schoolreglement en veiligheidsvoorschriften correct naleven en laten naleven  correcte en respectvolle omgangsvormen hanteren  het arbeidsreglement correct naleven 3 Nascholing  de competenties in het kader van deze functiebeschrijving op peil houden  op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen binnen het domein van de eigen taken  de opgedane kennis van de gevolgde nascholing delen met de collega’s, conform de afspraken binnen de academie  reflecteren over het eigen professioneel functioneren en waar nodig bijsturen  de toelating vragen aan de directie om nascholing te volgen  de directie op de hoogte houden van de gevolgde nascholing  attesten van de gevolgde nascholing bijhouden

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een ADMINISTRATIEF MEDEWERKER voor een opdrachtvolume van minstens 60%, mogelijks 80%, te presteren op weekdagen met inbegrip van 2 weekavonden. indiensttreding vanaf januari 2020, voor een periode van 3 maanden, met kans op verlenging.